Tổ chức Hội thảo

Home→ Tổ chức Hội thảo

Việc tổ chức hội thảo, hội nghị nghe có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế mất rất nhiều thời gian và công sức đầu tư, đòi hỏi đơn vị tổ chức phải chuẩn bị chu đáo từng chi tiết nhỏ nhất. Nếu tổ chức tại Hà Nội, công việc có thể dễ dàng hơn, vì đơn vị tổ chức có thể huy động nhân viên tham gia hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu tổ chức hội thảo nhanh gọn, giá cả hợp lý tại một địa phương khác như Đà Nẵng, Nha Trang, v,v thì cần có sự hỗ trợ trọn gói của một đơn vị khác.

 

Nhìn chung, để đảm bảo tránh lãng phí thời gian mà vẫn đạt hiệu quả như mong muốn, các hội thảo phải có sự chuẩn bị công phu, chu đáo, có mục tiêu cụ thể, rõ ràng, và nội dung trao đổi được lập chi tiết theo từng ngày, và có sự hỗ trợ của một đơn vị chuyên nghiệp.

 

Hiên nay, các đơn vị có nhu cầu tổ chức hội thảo, hội nghị của chúng tôi gồm: cơ quan nhà nước, các tổ chức Phi chính phủ, các viện nghiên cứu, trường đại học, doanh nghiệp,v,v. Thành phần đại biểu tham dự có: lãnh đạo trung ương và địa phương, cán bộ kế hoạch, chuyên viên nghiên cứu, giảng viên, cán bộ phát triển, khách hàng,v,v. Mỗi hội thảo, hội nghị tùy vào quy mô mà có thể gồm từ 20 đến 100 đại biểu.

 

Chúng tôi chuyên tổ chức hội thảo trọn gói cho các đơn vị có nhu cầu. Phạm vi dịch vụ của chúng tôi gồm:

Quá trình chuẩn bị

Tư vấn các khách sạn, địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp nhất

Tư vấn liên hệ đối tác trung ương và địa phương tham gia hội thảo

Mua vé máy bay, tàu, phương tiện đi lại từ Hà Nội đến thành phố tổ chức

Đặt phòng hội thảo, phòng nghỉ khách sạn phù hợp nhất

Thương lượng suất ăn, tiệc liên hoan với giá cả hợp lý nhất

Xin visa cho đại biểu tham dự đến từ nước ngoài

Hỗ trợ lên chương trình hội thảo theo từng mục tiêu cụ thể

Chuẩn bị các phương tiện máy tính, máy chiếu, hệ thống âm thanh ánh sáng

Thiết kế banner, backdrop, logo, và các ấn phẩm visibility khác của nhà tài trợ

Chuẩn bị kế hoạch đi thực địa, thăm quan, khảo sát trong hoặc ngay sau hội thảo

 

Quá trình thăm quan, khảo sát

Cử phiên dịch hỗ trợ công tác dịch thuật tài liệu, dịch cabin nếu cần

Cử cán bộ đi kèm để hỗ trợ ghi biên bản, phát tài liệu,v,v

Hỗ trợ hậu cần, in ấn, photo tài liệu, thiết kế sân khấu, cách bố trí bàn ghế ,v,v

Đảm bảo giờ giấc các cuộc họp, đối tác, mục tiêu hội thảo diễn ra tốt đẹp

Hỗ trợ thanh quyết toán cho đại biểu tham dự nhanh, gọn, thuận tiện nhất

Hỗ trợ tra cứu thông tin, tìm hiểu văn hóa, phong tục,v,v nơi đến

 

Báo cáo tổng kết

Viết báo cáo sơ bộ cho hội thảo

Chuẩn bị Powerpoint trình bày để chia sẻ kết quả, kinh nghiệm thu được

Phổ biến thông tin, kết quả trên các trang thông tin đại chúng nếu cần